Návod k ÚČTENKAI

Vyfotíš účtenku, aplikace z ní přečte údaje a ty je pošleš účetní. Tenhle návod tě provede po celé cestě – a na konci najdeš část, kterou můžeš poslat přímo své účetní.

Vyzkoušej bez registrace
Po registraci — vyplň profil
Nahrání účtenky
Kontrola — co ti aplikace hlásí
Export účetní
Papírové doklady
Pro tvoji účetní — nastavení Pohody a Money S3

1. Vyzkoušej bez registrace

Aplikaci můžeš vyzkoušet hned, bez e-mailu a hesla. Otevři app.uctenkai.com a nahraj účtenku – zdarma zpracuješ až 3 účtenky a projdeš si i stránky Výsledek a Upravit.

Když budeš chtít pokračovat nebo exportovat, klikni na Chci účet zdarma. S účtem máš 10 účtenek měsíčně a ty, které jsi už zpracoval, ti zůstanou.

Účtenky z vyzkoušení se převedou jen ve stejném prohlížeči. Účet si založ do 72 hodin na tom zařízení a v tom prohlížeči, kde jsi účtenky nahrál. Jinak je do 4 dnů automaticky smažeme. Přihlášení do už existujícího účtu je nepřevede.

Máš účet, ale vidíš prázdný seznam?

Nejspíš nejsi přihlášený – třeba na novém telefonu nebo po delší pauze. Klikni na Přihlas se pod počítadlem na Hlavní stránce nebo na Přihlásit v Menu. Než se přihlásíš, nic nenahrávej – účtenka by skončila mimo tvůj účet.

2. Po registraci — vyplň profil

V Menu → Profil vyplň hned své IČO, nastavení účetních systémů dole si nech až po domluvě s účetní.

Tvoje IČO

Povinné. Bez něj nepůjde export do Pohody ani Money S3 — účetní programy potřebují vědět, čí doklady dostávají. Po zadání se pod polem ukáže název firmy z registru ARES, takže hned vidíš, jestli jsi ho napsal správně.

Kód pokladny

Předvyplněno HP pro Pohodu a POK pro Money S3, jsou to nejběžnější označení hlavní pokladny. Pokud má tvoje účetní pokladnu pojmenovanou jinak, doklady potichu spadnou do té výchozí a nikdo se to nedozví – proto se radši zeptej.

Předkontace

Nepovinné. Když je necháš prázdné, účetní program si doplní své výchozí a všechno funguje. Když je vyplníš, doklady k účetní dorazí rovnou zaúčtované.

Zkratky předkontací se v každém účetnictví jmenují jinak. Nevymýšlej je — pošli účetní tuto část návodu a ona ti napíše, co do těch tří polí patří.

3. Nahrání účtenky

Na Hlavní stránce klikni na Nahrát účtenku ZDE.

Na mobilu se nabídnou tři možnosti: vybrat existující fotku z knihovny, rovnou vyfotit účtenku, nebo najít soubor v úložišti telefonu či v cloudu. Na počítači se otevře obvyklý výběr souborů.

Formáty: JPG, PNG a PDF, velikost do 5 MB.
Focení: stačí mobil. Účtenka nemusí být vyhlazená ani nová – aplikace si poradí i se zmuchlanými a vybledlými.
Vejde se celá účtenka do záběru? To je jediné, na čem záleží. Co nevyfotíš, to aplikace nepřečte.

Pak dej Zpracovat účtenku. Tlačítko se rozsvítí, jakmile je fotka připravená. Zpracování trvá obvykle do deseti sekund.

Když se objeví „Služba je dočasně nedostupná", zkus to klidně hned znovu. Je to výpadek na straně rozpoznávání, ne chyba tvého souboru.

4. Kontrola — co ti aplikace hlásí

Po zpracování uvidíš přečtené údaje. Aplikace nikdy nic nedopočítává ani si nedomýšlí – opíše přesně to, co je na účtence vytištěné. Když něco nesedí, řekne ti to a nechá rozhodnutí na tobě.

Nahoře na stránce Výsledek je barevná hláška. Zlatá znamená, že je vše v pořádku, červená upozorňuje na konkrétní problém. Kliknutím na červenou hlášku se dostaneš rovnou na Upravit.

Hláška	Co znamená
Datum – Doplnit	Datum se nepodařilo přečíst. Takový doklad nejde exportovat – doplň ho pomocí Upravit. Účtenky bez data najdeš v Exportu pod volbou Bez data v poli Rok.
Dodavatel/IČO – Doplnit	Účtenka nemá IČO – třeba Lidl ho často netiskne. Export funguje, jen účetní uvidí místo firmy jen název obchodu.
Neplatné IČO – zkontroluj	IČO má špatný kontrolní součet, takže vzniklo překlepem nebo není správné. Porovnej ho s účtenkou.
Součty nesedí – Upravit	Částky si odporují. Někdy je chyba v přečtení, většinou ale přímo na účtence. Porovnej čísla s účtenkou a oprav pomocí Upravit. Export funguje i tak.
Sazby DPH – nesedí	DPH neodpovídá základu podle sazby. Zkontroluj a oprav pomocí Upravit. Export funguje i tak.

Způsob platby rozhoduje, kam doklad v účetnictví doputuje

Hotovostní platba znamená pokladní doklad, platba kartou znamená závazek, který si účetní spáruje s výpisem z karetního účtu. Aplikace to většinou pozná z účtenky sama, ale ne vždycky – a je to jediné pole, kde se nesprávná hodnota projeví až v účetnictví. Proto můžeš správný typ platby vybrat přímo na této stránce, v rozbalovacím seznamu Způsob platby (Agenda), a změna se rovnou uloží.

Kategorie (předkontace)

Předkontace je něco jako kategorie nákladu podle českého účtování. Aplikace ji odhadne z toho, co jsi nakoupil. Odhad bývá správný, ale u některých účtenek se může splést – třeba mytí auta zařadí k pohonným hmotám. Správnou kategorii můžeš vybrat rovnou z rozbalovacího seznamu Kategorie (předkontace) na této stránce.

Na stránce Upravit funguje nahoře zobrazená hláška podobně jako na stránce Výsledek, jen s vlastními texty – a hlavně je živá: jakmile hodnoty srovnáš, přebarví se na zelenou a tím ti řekne, že můžeš uložit.

Číslo dokladu občas chybí – a je to v pořádku

Některé účtenky žádné evidenční číslo nemají; zákon ho u zjednodušených daňových dokladů nevyžaduje. Prázdné pole tedy není chyba.

Úpravy se ukládají tlačítkem. Na stránce s výsledkem se změna v rozbalovacím seznamu uloží automaticky, na stránce Upravit musíš kliknout na Uložit, jinak se změny neuloží. Tlačítka Zpět nahoře i Zrušit dole tě vrátí bez uložení změn.

5. Export do účetního programu

Export je dostupný s účtem. Při vyzkoušení bez registrace tě tlačítko Export nejdřív pošle založit účet zdarma.

Vyber období Nahoře zvol rok a měsíc.
Zaškrtni účtenky Buď každou zvlášť, nebo hromadně pomocí checkboxu Vše. Doklady bez data checkbox nemají – nejdřív je třeba doplnit datum. Pozor – pokud teď vybereš jiné období, už zaškrtnuté účtenky se odznačí.
Vyber formát Klikni na pilulku CSV, Pohoda nebo Money S3 dole pod seznamem. Na tlačítku Export pod nimi pak vidíš, kam exportuješ.
Stáhni soubor Uloží se do složky Stahování, například UctenkAI_Pohoda_2026-09-02_19-56.xml. V názvu je formát, do kterého jsi exportoval, a okamžik stažení – ne datum účtenek. Poznáš tak i po čase, který soubor kam patří, a nepřepíšou se ti, když exportuješ vícekrát za den.

Exportuj a posílej účetní každý měsíc.

Účetní má termíny pro DPH a kontrolní hlášení. Účtenka, která dorazí pozdě, spadne do už uzavřeného období a musí se řešit ručně — nebo se do daného přiznání nedostane vůbec.

Tarif Free exportuje jen do CSV

Pilulky Pohoda a Money S3 jsou v tarifu Free neaktivní. CSV je jednoduchá tabulka, kde u každé účtenky vidíš datum, dodavatele, popis a částky – hodí se pro tvůj vlastní přehled, ale není to plnohodnotný účetní dokument. Pro export do profesionálních účetních systémů je potřeba tarif Pro nebo Max.

6. Papírové doklady

Export nahrazuje přepisování, ne samotné doklady. Účetní potřebuje kromě exportu i účtenky jako takové – a stačí jí je poslat v jakékoli podobě, klidně třeba fotky nebo skeny.

7. Pro tvoji účetní

Tuhle část pošli své účetní

ÚčtenkAI vytváří XML soubory určené přímo pro import do Pohody a Money S3.

Co potřebuje uživatel od vás

Kód pokladny – jak se v účetnictví jmenuje pokladna, do které mají chodit hotovostní doklady. Výchozí nastavení je HP (Pohoda) a POK (Money S3).
Zkratky předkontací pro tři kategorie: náklady na reprezentaci, nákup služeb a ostatní provozní náklady. Není to povinné, program si doplní vlastní výchozí hodnoty – ale ušetří vám to přeúčtovávání.

Co v dokladech uvidíte

Dodavatel se doplňuje z ARESu podle IČO. Když se název na účtence liší od oficiálního názvu v rejstříku, je původní uvedený v závorce – například Novák Gastro s.r.o. (Restaurace U Lípy).
Položky dokladu zůstávají prázdné, částky jsou jen v souhrnu podle sazeb.
Text dokladu obsahuje jednu až dvě hlavní položky z účtenky.
Aplikace údaje pouze opisuje. Když si částky na účtence odporují, doklad projde a nesrovnalost je vidět — nic se nedopočítává!

POHODA

Soubor → Datová komunikace → XML import/export, vybrat stažený soubor.

Jeden exportovaný soubor může obsahovat hotovostní i kartové doklady zároveň. Pokud je to tak, Pohoda je sama rozdělí – hotovost do Pokladny, karty do Fakturace → Ostatní závazky.
Kartové doklady zůstávají neuhrazené, aby se daly spárovat s výpisem přes variabilní symbol. Číslo dokladu z účtenky jde do pole Doklad i do Var. sym. – pokud ho aplikace na účtence najde, což nebývá vždy.
Zaokrouhlení se posílá v řádku nulové sazby.
Import zpracovává doklady jednotlivě — jeden vadný nezastaví zbytek dávky.

MONEY S3

Nástroje → XML přenosy. Money S3 importuje podle otevřené agendy, takže pokud jeden soubor obsahuje zároveň hotovostní i kartové doklady, je třeba jej importovat dvakrát:

Agenda	Přenos	Typ dokladu
Pokladní doklady	`_PD`	Výdajový pokladní doklad-režie
Závazky	`_PH+ZV`	váš vlastní typ pro ostatní závazky

Typ dokladu nese číselnou řadu — bez něj import skončí hláškou „Požadovaná číselná řada nebyla nalezena". V agendě Závazky navíc typ vyžaduje vyplněné členění DPH.
Při každém průchodu Money S3 zpracuje jen doklady, které patří do otevřené agendy, a zbytek souboru přeskočí.
Zapněte dávkové zpracování, aby se naimportovaly všechny doklady v souboru najednou.
Opakovaný import téhož dokladu Money S3 rozpozná podle čísla dokladu a už existující záznam přepíše, nevytvoří tedy duplicitu. U účtenek bez čísla dokladu tato ochrana nefunguje.

ÚčtenkAI · uctenkai.com